Facturen als auto detailer: wat moet er wettelijk op staan?

Veel detailers sturen een mailtje met een bedrag of maken snel een pdf in Word. Dat werkt — tot de belastingdienst klopt, of een klant een betaling betwist. Een correcte factuur beschermt jou en je klant. En het hoeft niet ingewikkeld te zijn.

Wat is een factuur eigenlijk?

Een factuur is een officieel document waarmee je aantoont dat je een dienst hebt geleverd en betaling vraagt. Het is ook een boekhoudkundig document dat je omzet bewijst bij de belastingdienst. Wie btw-plichtig is, is verplicht facturen te sturen aan professionele klanten.

Wat moet er verplicht op staan in Belgie?

Voor Belgische detailers gelden onder meer deze verplichtingen: je naam of bedrijfsnaam en adres, je btw-nummer, een uniek en oplopend factuurnummer, de factuurdatum en vervaldatum, de naam en het adres van de klant (en diens btw-nummer bij zakelijke klanten), een duidelijke omschrijving van de dienst, de eenheidsprijs exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag, en het totaal inclusief btw.

Ben je vrijgesteld van btw onder de kleineondernemersregeling, vermeld dan de juiste vrijstellingsclausule en reken geen btw aan.

Wat moet er op staan in Nederland?

De Nederlandse vereisten zijn vergelijkbaar: je KVK-nummer, je btw-identificatienummer indien btw-plichtig, het factuurnummer en de datum, de gegevens van de klant, een omschrijving van de dienst met de prijs exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag, en het totaalbedrag inclusief btw.

Praktische tips

Gebruik een doorlopend nummeringssysteem met jaar en volgnummer, en sla nooit nummers over. Vermeld een duidelijke betalingstermijn, doorgaans 14 of 30 dagen. Geef je rekeningnummer of een betaallink mee. Zet altijd het voertuig en het kenteken op de factuur, zodat bij een latere discussie meteen duidelijk is waarover het gaat.

Bewaar al je facturen zorgvuldig. In Belgie geldt een bewaarplicht van zeven jaar, in Nederland van zeven jaar voor de meeste administratie. Een cloudoplossing maakt dit eenvoudig.

Hoe Detaylio dit oplost

Met Detaylio worden facturen automatisch gegenereerd na elke afspraak — met alle verplichte velden, jouw logo, het voertuig van de klant en een professionele opmaak. Je stuurt ze met een klik per e-mail.

Geen Word-bestanden meer. Geen fouten in de nummering. Alles correct, altijd.

Probeer Detaylio 14 dagen gratis.